A SharePoint Portal Server 2003 olyan intelligens portálok kifejlesztését teszi lehetővé vállalatok számára, amelyek problémamentesen kapcsolják össze a felhasználókat és a csoportokat a szükséges ismeretekkel. A portál hozzásegíti a felhasználókat a hatékonyabb munkavégzéshez, hiszen hozzájuttatja őket az üzleti folyamatokban szükséges adatokhoz. Íme a SharePoint Portal Server 2003 telepítése mellett szóló 10 legfőbb érv:

1. A vállalat működése azonnal áttekinthető. A vállalat napi működéséhez szükséges összes adat, dokumentum és alkalmazás hozzáférhetővé tehető a SharePoint Portal Server 2003 portálon keresztül. Az egyszeri bejelentkezést igénylő rendszer, a beépített Microsoft BizTalkŽ Server és az alkalmazások integrálásának lehetősége révén a vállalat informatikusait a portálba integrálhatják a meglévő üzleti alkalmazásokat. A teljes portálon keresve a rendszerekben és a jelentésekben az aktuális és szükséges adatok egyszerűen fellelhetők és újrahasznosíthatók, az egyes dokumentumok, projektek és gyakorlati tudnivalók gyorsan hozzáférhetők. Kijelzők használatával több forrásból is gyűjthetők kiegészítő adatok, így az ügyféladatokat egyidejűleg tekintheti meg ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszereken, a Microsoft Office OutlookŽ programon, fájlmegosztásokon és webhelyeken keresztül.

2. A szükséges adatok azonnal elérhetők. A SharePoint Portal Server 2003 hatékonyabbá teszi a felhasználót, hiszen a friss szükséges adatokhoz azonnali hozzáférést biztosít számára. A napi munkához szükséges adatok, dokumentumok és alkalmazások a Saját hely egyetlen nézetében összegyűjthetők. A központi bejelentkezést és a testreszabást lehetővé tevő szolgáltatások nem csak abban segítik a felhasználót, hogy az egyes alkalmazásokhoz hozzáférjen. A SharePoint Portal Server 2003 közvetlen elérést biztosít az egyes alkalmazásoknak a felhasználót legjobban érdeklő részeihez anélkül, hogy jelszavára emlékeznie kellene. A célközönség kijelölésével a vállalat informatikusai testreszabhatják a felhasználói környezetet az adott felhasználó szerepköre, beosztása vagy érdeklődési köre alapján. A portálon keresztül személyre szabottan láthatók el az egyes felhasználók hírekkel, hivatkozásokkal, dokumentumokkal, alkalmazásokkal és webszolgáltatásokkal.

3. Az ismeretek vállalati szinten oszthatók meg. A SharePoint Portal Server 2003 programon keresztül a szervezeti egységek, csoportok és egyének egyszerűen adhatnak tartalmat a portálhoz. A szervezeti egységek integrálhatják saját portáljukat a vállalat portáljába, így ismereteiket megoszthatják a vállalat többi szervezeti egységével is. A dokumentumok és gyakorlati tudnivalók nyilvános nézethez való hozzáadásával a munkacsoportok saját Microsoft WindowsŽ SharePoint Services webhelyüket egyszerűen elérhetővé tehetik a portálon keresztül történő böngészésre és keresésre. Megjegyzés: A Windows SharePoint Services üzemeltetéséhez Microsoft Windows Server™ 2003 kiszolgálói operációs rendszer szükséges.

4. A vállalat szellemi tőkéje kutathatóvá és eredményesen felhasználhatóvá tehető. A SharePoint Portal Server 2003 napjaink legkorszerűbb keresési technológiáját alkalmazza. Ahelyett, hogy a mások által egyszer már létrehozott dokumentumokat, projektterveket és gyakorlati tudnivalókat a felhasználó feleslegesen ismét elkészítené, fel is kutathatja ezeket az elérhető fájlmegosztásokon, webhelyeken, Microsoft Exchange Server nyilvános mappákban, Lotus Notes vagy Windows SharePoint Services alapú webhelyeken és adatbázisokban. A programon keresztül nem csak dokumentumok és webhelyek lelhetők fel, a SharePoint Portal Server portálon keresztül elérhetők a vállalat munkájában részt vevő személyek és munkacsoportok is. Saját helyekre és SharePoint webhelyekre mutató hivatkozásokon keresztül a felhasználók a szakértők más munkáit is tanulmányozhatják. Az adatok, dokumentumok és webhelyek témakörökbe rendezhetők, így böngészés során a felhasználó eredményesen kutathat kapcsolódó tudnivalók után.

5. A SharePoint webhelyek nem csupán kialakíthatók, de kutathatók és összesíthetők is. A SharePoint Portal Server 2003 a Windows SharePoint Services webhelyek alapján alakítja ki a munkatársak, az információk és a szervezetek portállapjait. A Windows SharePoint Services webhelyek lehetőségeit bővítve a portál olyan közös munkakörnyezetet alkot, amelyben a SharePoint webhelyek közvetlenül rendezhetők, kezelhetők és alakíthatók ki. A munkacsoportok is közzétehetnek információt webhelyeiken, így megoszthatják gyakorlati tapasztalataikat a vállalat egészével.

6. Önkiszolgáló portálok hozhatók létre. Napjaink legkorszerűbb keresési technológiája, a központi bejelentkezési szolgáltatás, a beépített BizTalk Server és az alkalmazások integrálása révén a SharePoint Portal Server 2003 segítségével önkiszolgáló portálokat biztosíthat alkalmazottai, üzleti partnerei vagy ügyfelei számára. A vállalat alkalmazottai hozzáférhetnek a humánerőforrás-rendszerekhez, vagy vállalati juttatásokat igényelhetnek ugyanazon portálon keresztül, amelyet mindennapi munkájukban munkatársak, csoportok és információk elérésére használnak. Mivel a SharePoint Portal Server 2003 könnyen kezelhető, extranetként is használható. Ezen a szolgáltatáson keresztül a vállalat ügyfelei és üzleti partnerei rendeléseket kezdeményezhetnek, nyomon követhetik azokat, de terméktámogatási dokumentumokhoz is hozzáférhetnek. Mindez nem csak a vásárlók megelégedését növeli, de a terméktámogatási költségeket is csökkenti.

7. Az üzleti folyamatok automatizálhatók. Az értesítési szolgáltatás és a célközönség kijelölése révén a SharePoint Portal Server 2003 lehetővé teszi, hogy a fontos információk valóban eljussanak a felhasználókhoz. A felhasználók értesítést kapnak, ha valaki a portálon fontos dokumentumot, SharePoint webhelyet vagy alkalmazást tesz közzé vagy módosít. A rendszer arra is beállítható, hogy akkor is értesítést küldjön, ha egy meghatározott szakértő vagy munkacsoport ad információt a portálhoz. A célközönség kijelölése révén a vállalat informatikusai lényeges tudnivalókkal és alkalmazásokkal láthatják el az azonos szerepkörű, beosztású vagy érdeklődésű felhasználók csoportjait. A célközönség létrehozható Active Directory címtárból, terjesztési listából, hierarchiából vagy bármilyen más szempont alapján.

8. Bevezetést megkönnyítő ismerős felhasználói felület és eszközök. Sok új technológia bukik meg azért, mert túl bonyolult, hiszen senkinek sincs ideje arra, hogy hosszadalmas továbbképzéseken vegyen részt. A SharePoint Portal Server 2003 programmal gyorsan megbarátkoznak a felhasználók. A portálon a Microsoft Office alkalmazások jól ismert eszközei találhatók. Ezek közé tartoznak a szerkesztési lehetőségek megjelenítésére szolgáló legördülő listák és a portál tartalmának és elrendezésének testreszabására szolgáló, húzással működő eszközök. Mindez csökkenti a képzési költségeket is. A vállalat informatikusai az információk, az alkalmazások és a webszolgáltatások ismertetésére olyan megszokott eszközökkel hozhatnak létre kijelzőket, mint a Microsoft Visual StudioŽ .NET és a Microsoft Office FrontPageŽ 2003.

9. Az előre gyártott portálszolgáltatásokkal lerövidíthető a fejlesztési idő és csökkenthetők a fejlesztési költségek. A SharePoint Portal Server 2003 közvetlenül a telepítés után, minden további fejlesztőmunka nélkül üzembe helyezhető. Olyan portálszolgáltatások, mint a keresés, a SharePoint webhelyek kezelése, a témakörök és a saját helyek azonnal elérhetők. A Microsoft által gyártott alkalmazásokhoz (például a Microsoft Office Outlook 2003 programhoz) olvasási és írási hozzáférést biztosító kijelzők szintén elérhetők a telepítés után. A fejlesztési költségeket ez is csökkenti.

10. Egyszerű telepítés rugalmas beállítási lehetőségekkel. Akár alulról felfelé, akár felülről lefelé szeretné kiépíteni portálját a vállalat, a SharePoint Portal Server 2003 rendelkezik a vállalat igényeinek megfelelő telepítési modellel. Jól méretezhető, elosztott architektúrájának köszönhetően a portál egyetlen számítógépre vagy akár egy egész kiszolgálófarmra is telepíthető. A Windows SharePoint Services webhelyek, a szervezeti egységek portáljai és a vállalati portál között bármikor létrehozható a kapcsolat, a szükséges ismeretek így a vállalat egészével megoszthatók.